TODOS SOBRE EXCEL

MS EXCEL

DEFINICIÓN :

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

Excel

La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten manipular datos numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel.

Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre de Excel, Microsoft fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en todos sus comunicados oficiales y documentos jurídicos.

 -Microsoft presentó en 1989 su primera versión de Office, una suite ofimática (conjunto de programas que son útiles en las tareas de oficina) que incluía Excel, Word (un procesador de textos) y PowerPoint (una aplicación para la creación de presentaciones multimediales).

 Microsoft Excel presentó, a lo largo de su historia, diversos problemas con las operaciones realizadas en la hoja de cálculo. Uno de los más importantes ha sido la imposibilidad de trabajar con fechas anteriores al año 1900, al menos utilizando el formato de fecha propio de la aplicación; una forma de atravesar dicho obstáculo consiste en crear campos personalizados, con formatos numéricos, combinados con fórmulas inteligentes que los traten como datos cronológicos.

 Cabe destacar que Excel es un programa comercial: hay que pagar una licencia para poder instalarlo. Existen otras opciones, de código abierto («open source«, en inglés), que pueden instalarse o ejecutarse sin cargo y que también permiten administrar hojas de cálculo, tales como OpenOffice.org Calc y Google Docs. La mayoría de estos productos son compatibles con los documentos creados en Excel, pero no ocurre lo mismo en la dirección opuesta (Excel no es capaz de leer archivos creados con estos programas).

 Excel Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de personalizar sus hojas de cálculo mediante la programación de funciones propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a las necesidades de cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las opciones son dos: crear fórmulas en la misma celda de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo de desarrollo en Visual Basic.

LAS 11 CARACTERÍSTICAS DE EXCEL MÁS IMPORTANTES

1- Celdas

-La casilla marcada es una celda, concretamente la C4, ya que coincide con la columna C y la fila 4.

Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la famosa y conocida cuadrícula de la presentación de Excel. La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde cada fila y columna se encuentran.

Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras—de izquierda a derecha—en la fila guía ubicada en el tope.

Las filas están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente—de arriba hacia abajo—en la columna guía a la izquierda.

De esta manera, cada celda es fácilmente identificable con la letra y el número de la columna y fila que le corresponda.

Con un simple click en la celda deseada, Excel te permite seleccionar para comenzar a introducir tanto letras como números.

2- Hoja de trabajo

-En el pie encontramos 3 hojas de trabajo.

Es el nombre que se le da a la sábana completa de cuadrículas donde están todas las celdas. Las últimas versiones del programa manejan 1.048.576 filas y 16.348 columnas, desde la ‘A’ hasta la última identificada con las letras ‘XFD’.

Las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas que pueden renombrarse a la necesidad del usuario.

3- Libros de trabajo

-Libro de trabajo titulado como ‘Lifeder’

Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden contener varias hojas de trabajo. Para cambiar entre hojas de trabajo basta con seleccionar las etiquetas ubicadas abajo y a la izquierda de la pantalla del programa.

Tradicionalmente los libros de trabajo eran guardados en archivos con la extensión ‘.XLS’, pero desde la versión del 2007 la extensión cambió a ‘.XLSX’.

Las nuevas versiones aún pueden abrir los archivos con extensión vieja, pero en caso contrario es necesario la instalación de un paquete de compatibilidad.

4- Cintas de opciones

-Dentro del recuadro verde encontramos la cinta de opciones del menú Inicio.

Desde la versión 2007, los programas del paquete de Microsoft Office reemplazaron el menú tradicional por cintas con las opciones dispuestas en iconos. Son una especie de menú visual donde las opciones se mantienen abiertas.

Cada cinta contiene una serie de funciones relacionadas con íconos característicos. Por ejemplo, la cinta de “Inicio” tiene las opciones más comunes como tipo, color y tamaño de fuente; la cinta de “Insertar” contiene las funciones de insertado de tablas, cuadros, imágenes, entre otros.

5- Fórmulas

-Algunas de las fórmulas que permite Excel.

Además de números y texto, las celdas pueden contener fórmulas y esta es la peculiaridad que hace de Excel una hoja de cálculo por excelencia.

Con las fórmulas, Excel presenta el resultado de una operación matemática en la celda seleccionada. Por ejemplo: al escribir “=3+5” en una celda, el programa mostrará el número “8”.

Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los datos numéricos insertados en las celdas.

Al ingresar dentro de la fórmula la identificación de las celdas involucradas, el programa realiza la operación, y también mantiene los resultados actualizados en caso de que las cifras en las celdas involucradas cambien.

Ejemplo: al escribir en la celda C3 la fórmula “=A3+B3”, Excel sumará los valores que haya en las celdas A3 y B3 y mostrará el resultado en C3.

Si los valores fueras 3 y 5 respectivamente, el resultado sería 8. Si se cambiase 5 por 9 en la celda B3, el resultado en C3 se actualizaría a 12.

Todas las operaciones de aritmética básica pueden calcularse con fórmulas de Excel en sus hojas de trabajo.               

6- Funciones

-Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más complejas y especializadas que pudieran agregarse a las fórmulas, como por ejemplo operaciones matemáticas y trigonométricas como la resta, seno y coseno; financieras como descuentos y tasas; y otras funciones estadísticas, referenciales y lógicas.

En cada celda puede haber solo una formula, pero cada formula puede contener múltiples funciones.

7- Gráficas

Los datos pueden ser convertidos en gráficas.

Excel permite presentar visualmente los datos de una hoja de trabajo con diferentes tipos de gráficas.

Dependiendo del propósito, el programa ofrece gráficas de barra, circulares o tortas, gráficas de línea, de área y de dispersión XY.

8- Tablas de Excel

-Es una herramienta de almacenamiento estructural de datos tabulares en una selección de columnas y filas que el programa mantiene independiente de la hoja de trabajo, para el posterior manejo por parte del usuario.

9- Tablas dinámicas

-También llamadas tablas pivote, permite el análisis de grandes cantidades de datos dentro de las hojas de trabajo para luego presentarlos en reportes complejos o tablas sin necesidad de escribir formulas.

10- Macros

-Son pequeños programas que se escriben en lenguaje de programación de Visual Basic o “VBA” (Visual Basic for Applications) que ayudan a la automatización de procesos y operaciones en las hojas de trabajo.

Es una característica para usuarios avanzados que permite programar conectividades en las bases de datos, hacer analíticos, formularios, algoritmos, filtros, búsquedas web, entre otros.

11- Modo de visualización

Distintas opciones de visualización de Excel.

Excel permite en cada hoja de cálculo hasta tres tipos de visualización distintos para favorecer la comodidad de cada usuario. Para modificarlo es necesario ir al pie del Excel a la derecha. Estas se pueden dividir en tres posibles vistas:

– Normal. Es la que aparece por defecto, mostrando un número ilimitado de columnas y celdas.

– Diseño de página. Divide la hoja de cálculo según el número de páginas que disponga.

– Salto de página. Permite un zoom alejado con el fin de poder mostrarte a modo resumen la hoja de cálculo.

En todas las vistas existe una barra de zoom de acercar y alejar para adecuarlo a la necesidad del usuario.

😉 NAVARRETE ROSALES